B.I: entenda tudo sobre Business Intelligence

Fabio Duran

11 minutos de leitura

Business Intelligence é um conceito que reúne diversos processos, metodologias e teorias em conjunto com a tecnologia para coletar uma grande quantidade de dados e transformar em informações bem estruturadas que sirvam como suporte para a uma gestão eficiente e segura na tomada de decisão!

Há muitos anos, quando se falava em avanço tecnológico e transformação digital, era quase impossível considerar o uso de ferramentas como o Business Intelligence e sua capacidade de gerar informações confiáveis.

Os empreendedores tomavam decisões com base nos acontecimentos, vivências, intuições e achismos. Era a forma de gerenciamento eficaz, considerando que não existiam recursos e tecnologia de ponta para fornecer o suporte que vemos hoje.

Neste post vamos abordar o conceito do Business Intelligence, toda a importância e benefícios do conceito para as empresas, além de apresentar os 3 pilares que sustentam a geração de informações voltadas para resultados!

Neste post você verá:

  • Conceito e origem do Business Intelligence
  • Importância dos dados para as empresas
  • Os 3 pilares do Business Intelligence
  • Caminhos básicos de aplicação do BI
  • Como aplicar o Business Intelligence na sua empresa
  • Dados confiáveis e de qualidade
  • Visão clara dos objetivos
  • Mudança de acordo com a meta do negócio
  • Motivos e benefícios de utilizar o BI nas empresas
  • Ferramentas para o Business Intelligence
  • Velocidade
  • Estabilidade no desempenho
  • Facilidade de uso
  • Custo-benefício

Conceito e origem do Business Intelligence

Business Intelligence, BI ou, Inteligência de negócios é um conceito que reúne teorias, metodologias e processos aliados à tecnologia para coletar e transformar uma grande quantidade de dados em informações estruturadas, para auxiliar a gestão na tomada de decisão.

O BI é indicado para qualquer área da empresa que utilize os dados como fonte de consulta e decisão. Sendo assim, departamentos como financeiro, marketing, vendas e operação, podem contar com informações reais sobre o desempenho das atividades dentro e fora da empresa.

Isso porque todas as interações que tenham a ver com a empresa, movimentadas por uma ferramenta de automação, independentemente do tipo e local de acesso, podem ser monitoradas e aproveitadas pelo BI.

É muito importante não entender o Business Intelligence somente como uma ferramenta, mas sim, uma estratégia de inteligência que atua diretamente nos dados, para extrair a melhor e mais completa informação, beneficiando a empresa e suas decisões para estar à frente da concorrência.

A vantagem de não haver uma definição concreta e tangível para BI é possível abranger ao máximo a estrutura processual de uma empresa, coletando os dados sem determinar ou fechar um diagnóstico prematuro.

Esse é o conceito do futuro e segundo a americana Gartner Group, em 2020 a estimativa é de que 40% de todas as tarefas de ciências de dados sejam realizadas por máquinas, demonstrando a tendência de crescimento do Business Intelligence de forma global.

Importância dos dados para as empresas

Falar em planejamento estratégico, orçamento, investimento e resultados sem saber ao certo o que tomar como base, deixa o negócio e seus gestores vulneráveis. Não importa o segmento, toda empresa deve ter uma gestão fortalecidas por processos bem delineados.

Uma empresa gera uma infinidade de dados todos os dias e em todos os setores, mas nem sempre faz bom uso e aproveitamento desses dados para mensurar os resultados. Pelo contrário, muitos são descartados sem que passem por uma análise mais profunda.

Com isso, o processo informacional pode se tornar falho e obsoleto, acarretando falhas graves, com riscos de impactar o atendimento e a satisfação dos clientes, criando um distanciamento difícil de recuperar.

Não raro vemos empresas com potencial de crescimento e sucesso, serem surpreendidas por uma crise econômica ou investidas agressivas da concorrência e acabarem fechando as portas.

Os dados servem para identificar tendências ou detectar falhas para a aplicação de medidas preventivas, em vez de corretivas. A antecipação é a forma mais inteligente de gerenciar um negócio — um passo à frente é um dia a mais de vantagem competitiva.

Os dados transformados em informações possibilitam uma visão ampla do negócio e do cenário mercadológico, além de possibilitar a elaboração de estratégias mais assertivas, alinhadas às expectativas do negócio.

Vale refletir sobre a diferença entre dados e informações e que os dois conceitos caminham juntos na construção de relatórios mais completos, capazes de direcionar a ação e gerenciamento de uma maneira sólida e confiável.

Os dados são considerados observações documentadas e por meio deles, as informações são obtidas, logo, em se tratando de Business Intelligence, não é possível que um caminhe sem o auxílio e a colaboração do outro.

Departamentos como o marketing e vendas, por exemplo, são os maiores beneficiados pelo uso do BI. Tanto o comportamento do consumidor, quanto o desempenho das ações de marketing e de vendas, encontram no conceito, uma forte aliança para melhorar seus processos e estratégias.

É preciso, antes de tudo, enxergar quanto vale uma informação para o tipo de negócio da empresa. Muitas vezes, não ter informações suficientes fazem perder mercado, pois as respostas precisam ser imediatas às investidas de uma concorrência, por exemplo.

Os 3 pilares do Business Intelligence

Um dos principais objetivos do BI é fornecer informação confiável a quem detém o poder de tomar decisões. Essas informações devem chegar às mãos de gestores e líderes, de tempos e tempos para um acompanhamento sistemático ou sempre que houver necessidade de uma avaliação pontual.

Como o suporte do BI, a interpretação e a análise dos dados e informações permitirão que a empresa oportunidades ou riscos, mais facilmente. Independentemente do tipo do resultado, a essência do conceito está em possibilitar que providências sejam tomadas em tempo hábil.

Para alinhar bem as informações que serão computadas, o Business Intelligence recorre a três pilares importantes. São eles:

Coleta de dados

Coletar os dados é o princípio básico da geração de informações. No processo de coleta, todos os dados gerados são analisados para identificar e determinar alguns fatores, considerando os objetivos e metas da empresa.

Dentre esses fatores estão a produtividade, as oportunidades, os riscos, os gargalos, o posicionamento de mercado.

Organização e análise

Depois que os dados forem coletados e extraídos para um banco específico, será o momento da organização para facilitar a interpretação e análise. As informações podem ser apresentadas em relatório, gráficos ou planilhas eletrônicas.

Ação e monitoramento

Os dados foram coletados, as informações geradas e apresentadas aos responsáveis pela tomada de decisão. A partir desse momento, os resultados devem ser monitorados para determinar se ações estão sendo efetivas.

As aplicações de BI pedem urgência, pois os dados mudam com muita frequência e a demora para apurar os resultados pode acarretar informações ultrapassadas e indefinidas. Se as informações não estiverem atualizadas há um risco de tomar decisões equivocas e sem critérios.

Caminhos básicos de aplicação do BI

Qualquer empresa que gere dados está apta a utilizar o BI, desde que exista a condição de levantamento das informações e esse trabalho não tenha que ser realizado manualmente.

O cruzamento de dados deve ser parametrizado de acordo com os objetivos e metas da empresa para recolher dado bem alinhados.

O essencial é que a empresa saiba exatamente onde quer chegar para direcionar a coleta dos dados e não perder tempo com análises de informações sem grande impacto.

Uma empresa grande com um giro maior de negócios, certamente, terá um volume de dados bem maior do que aquela de porte pequeno e menor movimentação, mas não podemos afirmar que uma será melhor que a outra, pois, o fator qualidade independe de quantidade, como já dissemos.

Como aplicar o Business Intelligence na sua empresa

Qualquer tipo de prática que envolva uma empresa deve ser pensada de forma estratégica. Não é diferente com a aplicação do BI, mesmo que seja uma ação automatizada.

Os números não mentem, mas não será fácil interpretar o que querem dizer de forma isolada se não houver um especialista para ajudar a organizar e transformar em informação.

O BI considera 3 pontos básicos para auxiliar na criação de estratégias e um norte a ser seguido.  São eles:

1. Dados confiáveis e de qualidade

O aspecto quantitativo no BI é deixado um pouco de lado para priorizar o qualitativo. Dados não confiáveis geram informações instáveis e na sequência, muitas dúvidas para tomar decisões.

Para facilitar o trabalho, a equipe responsável pelo BI deve definir o local onde as informações serão salvas. O armazenamento correto vai possibilitar a busca e alinhamento das informações de uma maneira mais ordenada.

A partir do momento que os dados são extraídos é preciso protege-los para evitar que sejam perdidos antes de se tornarem informações. O acesso só deve ser concedido a profissionais que saibam manusear o sistema e gerenciar informações.

2. Visão clara dos objetivos

Sem uma visão e entendimento dos objetivos da empresa, a equipe do BI terá dificuldades de executar uma análise mais aprofundada. Elementos como metas de negócio, necessidades, expectativas, pontos fortes e fracos, são primordiais na definição prévia, para aplicar o conceito em cima de um cenário verdadeiro.

Dessa forma, todo meio de interação com a empresa — e-mails, bancos de dados, softwares de gestão CRM e ERP, automação de marketing — será incluída no processo para gerar um volume mais completo.

3. Mudança de acordo com a meta do negócio

Se o Business Intelligence tem a missão de proporcionar melhores condições de tomada de decisão, pode ser que a empresa seja obrigada a mudar o curso e a meta do caminho para sanar problemas e falhas detectados e apontados nos relatórios.

As mudanças são benéficas, mas no caso de empresas, mudar significa por vezes, desfazer não apenas o conceito, mas toda uma estrutura planejada.

Motivos e benefícios de utilizar o BI nas empresas

A tomada de decisão influencia o futuro e o desempenho da empresa como um todo. Qualquer medida adotada reflete nas atividades a serem desempenhada pelas equipes, logo, quanto mais equilibrada e adequada for uma decisão, melhor para a empresa e seus colaboradores.

O fato é: não há motivos para não utilizar o BI em uma empresa. Qualquer negócio com geração de dados está apto e pode ser submetido às aplicações. Os benefícios são perceptíveis e fazem total diferença na gestão e na empresa como um topo.

Veja alguns dos principais benefícios!

Redução de custos

Reduzir custos é uma meta que toda empresa persegue para que a rentabilidade e o lucro se tornem mais prováveis. Com o BI, a empresa fará uma avaliação mais completa sobre o mercado, as oportunidades e os gastos internos.

A visualização dos investimentos e o que está dando ou não certo como estratégia, possibilita a restruturação das ações e readequação do que entra e sai dos cofres da empresa.

Melhora na eficiência e na produtividade do negócio

Com a visualização global dos processos há um ganho sistemático e eficiência, o que faz aumentar a produtividade dos profissionais e da empresa. Os dados mostram onde é possível aumentar o empenho para alcançar melhor os resultados.

Por outro lado, onde há excesso de investimento o subaproveitamento da mão de obra, também os gestores poderão tomar a decisão de realocar pessoas, aumentar a produção e definir uma forma mais correta para a execução de atividades.

Ajuda na tomada de decisões

A gestão e um negócio é como um grande jogo de xadrez, onde cada jogada deve ser pensada com cautela para não impactar as ações futuras. Nenhuma movimentação deve ser realizada na pressa, sem antes analisar todas as variáveis que resultado dessa decisão.

Um negócio precisa de estudo, análise, avaliação, tanto do ambiente interno, quando do cenário externo e toda a influência nos negócios da empresa. O conhecimento é a chave de sucesso para diversos gestores e empreendedores.

O talento de gestão, aliado a um bom relatório baseado em dados reais e confiáveis, eleva o padrão de excelência da tomada de decisão.

Ajuda no aumento das vendas

Saber sobre a performance de vendas e identificar as ações que estão dando certo são informações privilegiadas que estimulam a um trabalho mais intensivo da equipe de vendas.

O marketing por sua vez, colabora com as ações e o time de vendas pode atuar, levando em consideração o tipo de produto ou serviço de melhor aceitação no mercado, além de desenvolver estratégias de melhorias para atendimento e fidelização de cliente.

Revela oportunidades

Os dados são responsáveis por mostrar a realidade da empresa e como ela figura no mercado. Nesse contexto, as oportunidades podem ser reconhecidas antecipadamente, durante a avaliação de possibilidades e resultados.

Com uma análise mais aprofundada do comportamento do cliente, as chances de identificar suas preferências, gostos e necessidades no presente e no futuro, são bem maiores e a empresa terá condições de investir em estratégias para se colocar como diferenciada na vida desse cliente.

Minimiza erros e riscos

Prevenir riscos e eliminar os erros faz parte do planejamento de gestão e as informações consolidadas podem mostrar um cenário mais amplo. As situações não previstas que podem acarretar qualquer tipo de risco para a empresa, podem ser eliminadas antes que aconteçam.

Entretanto, as informações devem ser resultantes de uma coleta adequada e confiável, pois, da mesma forma que a empresa pode evitar o risco de perdas, se as informações não estiverem corretas, o contrário também pode acontecer e a empresa perder as melhores oportunidades.

Fideliza clientes

A fidelização de clientes é além de sonho, um dos objetivos mais fortes de uma empresa. Saber que existe um grupo de pessoas que preferem a sua empresa e não a concorrência gera uma satisfação imensa e a sensação de dever cumprido.

Mas, para alcançar esse patamar, toda empresa deve se preocupar em saber como o cliente se sente em relação ao negócio, ao atendimento, ao produto ou serviço que está adquirido e, principalmente, sobre a intenção de compra futura para continuar fomentando o negócio.

Com o BI é possível conhecer melhor esse cliente e como ele se comporta. Os dados gerados por meio de um CRM, por exemplo, mostram as interações com o time de vendas e as interações e aceitação das campanhas promovidas pelo marketing.

O relacionamento com o cliente e a proximidade entre ele e a empresa, são algumas das informações que os dados podem proporcionar. A fidelização está intimamente ligada à necessidade, ao desejo e à confiança que o consumidor deposita na empresa e existem meios de produzir nesse cliente todos esses efeitos.

Auxilia no planejamento de gestão

A gestão é a grande responsável por manter a roda girando em um ritmo cadenciado. Trabalhar com boas informações facilita o entendimento e o controle sobre os processos e procedimentos realizados dentro da empresa, sobretudo, aqueles que impactam diretamente o cliente.

Como uso adequado dos dados para extrair boas informações, a empresa sai à frente no mercado e seus gestores precisam administrar a vantagem competitiva para manter o negócio ativo e aquecido no mercado.

Com ideias bem planejadas e alinhadas às expectativas da empresa e do mercado, será bem mais fácil gerenciar e conduzir o negócio para a excelência dos resultados. São ações concretas e não especulações ou achismo em um cenário de grande concorrência.

Permite a análise em tempo real

Como dissemos no início deste post, são milhares de dados compartilhados dentro da empresa todos os dias. Já não é preciso esperar o fechamento do mês, geração do faturamento e relatório numéricos para saber como anda o desempenho da empresa.

A vantagem do BI é que os dados podem ser coletados e analisados em tempo real, para assim, possibilitar intervenções, seja para evitar prejuízos ou aumentar as chances de receita. O fato é que, as informações estão disponíveis a qualquer momento em que a gestão requisitar.

A estratégia de não esperar os acontecimentos e visualizar antecipadamente o andamento das ações é percebida como uma manobra estratégica e positiva de uma gestão visionária — sempre à frente do tempo e do mercado.

Ferramentas para o Business Intelligence

Para fazer uma boa gestão de dados e aproveitar todos os benefícios que o Business Intelligence proporciona, a empresa precisa contar com um sistema capaz de atender às necessidades de confiabilidade e segurança da informação.

Existem no mercado, diversas ferramentas especializadas em BI e considerar alguns fatores pode ajudar na definição e escolha do melhor sistema para atender à demanda da empresa.

Velocidade

Se a ideia é tornar o negócio mais dinâmico e antecipar as ocorrências de mercado para evitar erros e riscos, uma ferramenta para uso do BI deve ser capaz de processar os dados com rapidez e eficiência.

Estabilidade no desempenho

Falamos o tempo todo de confiabilidade e segurança, logo, são aspectos que devem começar pela forma como a empresa faz o levantamento dos dados. Uma boa ferramenta não pode apresentar conflitos sistêmicos ou problemas técnicos contínuos, ou dará a sensação de que os dados não são verdadeiros e confiáveis.

Facilidade de uso

Um sistema não deve ser complexo ou apresentar dificuldades de manuseio ou tomará muito tempo da equipe para extrair os dados. Embora seja necessária uma equipe especializada, a operação sistêmica deve ser facilitar para que o foco seja na gestão de dados e transformação em informação e não no modo de executar a coleta.

Custo-benefício

O custo-benefício deve ser um ponto de decisão sobre a contratação de um sistema. Nem sempre o e maior preço oferece o melhor sistema. É preciso avaliar uma ferramenta que esteja ao mesmo tempo, alinhada às estratégias e perspectivas da empresa e ao orçamento disponível para a aquisição.

É fundamental observar as funcionalidades e verificar se a solução oferecer todos os recursos necessários para obter os dados e informações que a empresa precisa. Vale nesse momento lembrar, que a ideia é colher todos os benefícios que relatamos nesse artigo.

Essa é a principal análise de custo-benefício que se deve fazer: o investimento que se faz hoje deve valer para as economias e melhores práticas no futuro. Assim, as aplicações do business Intelligence valerão cada centavo desembolsado.

Realizar pesquisas e buscar mais informações sobre cada uma delas permite uma contratação adequada para obtenção de resultados precisos. Aqui estão as principais ferramentas utilizadas no mercado:

  • IBM Watson Analytics
  • Microsoft Power BI
  • Google Data Studio
  • Tableau
  • BIRT
  • Jaspersoft
  • Pentaho
  • Project BI

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RESUMINDO

Quais são os três pilares do Business Intelligence?

  • coleta de dados — o primeiro passo é coletar todos os dados que se deseja analisar;
  • organização e análise — depois que os dados forem extraídos, devem ser organizados e preparados como informação para análise;
  • ação e monitoramento — as ações são baseadas nas informações apresentadas e depois monitoradas para identificar se os resultados estão favoráveis.

Quais são os benefícios do BI para as empresas?

  • Redução de custos
  • Melhora na eficiência e na produtividade do negócio
  • Ajuda na tomada de decisões
  • Ajuda no aumento das vendas
  • Revela oportunidades
  • Minimiza erros e riscos
  • Fideliza clientes
  • Auxilia no planejamento de gestão
  • Permite a análise em tempo real

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