O sistema ERP é uma ferramenta de aperfeiçoamento de gestão que, quando aplicado no cotidiano de uma empresa, promove uma série de benefícios ao longo do tempo. Contudo, é importante ter um bom planejamento para implementá-lo e colher bons frutos!
A obtenção de bons resultados pelas empresas passa por uma gestão eficiente, que pode ser aprimorada com a utilização de ferramentas adequadas para o seu bom funcionamento. Nesse sentido, buscar alternativas, como o sistema ERP, é uma das ações importantes para a otimização do tempo, redução de custos, aumento da produtividade e consequente estabelecimento de uma realidade mais próspera.
Mas, afinal, o que é o sistema ERP? Como ele pode ajudar o seu negócio a avançar em todos os sentidos? Como fazê-lo funcionar de maneira efetiva? É justamente sobre isso que trataremos neste artigo.
Neste post, você saberá mais sobre o assunto por meio dos seguintes tópicos:
- O que é e como funciona um sistema ERP;
- Como implantar um sistema ERP;
Continue a leitura e entenda como a sua empresa pode se dar muito bem ao utilizar esse recurso!
O que é e como funciona um sistema ERP
ERP é a sigla de Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Corporativos). Trata-se de uma solução tecnológica – um software – que reúne todas as informações e dados do negócio em um único lugar. Dessa forma, não se precisa de uma ferramenta especial para cada informação de uma área específica da empresa, sendo algo muito mais prático e eficaz.
Por meio do ERP, uma organização tem todos os dados digitalizados, relativos aos mais diferentes segmentos. O empreendimento pode acessar, a qualquer momento, informações importantes sobre seu estoque, volume de vendas, pagamentos para colaboradores, receitas e despesas, entre outros.
A ferramenta também permite que não haja dados duplicados, garantindo muito mais precisão e eficácia no cotidiano.
Como implantar um sistema ERP
No entanto, não é o suficiente simplesmente saber a importância de um sistema ERP para o seu negócio. É essencial ter em mente a melhor forma de implementá-lo. Isso envolve tanto o planejamento em si, com a ideia precisa do que se espera com o recurso, até o treinamento da equipe e business inteligence.
Abaixo há um passo a passo para que esse processo ocorra de forma acertada. Acompanhe as nossas dicas!
Tenha objetivos bem definidos
Antes de tudo, é fundamental que a empresa tenha objetivos bem alinhados. O que, afinal, espera do ERP? Quais são as funcionalidades verdadeiramente importantes para o seu empreendimento em especial? O que realmente fará a diferença?
Responder a essas perguntas é um dos primeiros passos para que se colha bons frutos mais adiante. É necessário entender as necessidades da empresa para encontrar a melhor solução para ela.
Nesse sentido, fazer uma lista contendo os objetivos ajuda a ter muito mais clareza em todo o processo. Portanto, separe um tempo ao longo de alguns dias para a definição de tudo o que é importante para o seu empreendimento, converse com os colaboradores e formule tudo da melhor maneira possível.
Saber a relevância de uma boa gestão de projetos é essencial para que nada ocorra de maneira desordenada ou a toque de caixa.
Estude a infraestrutura do sistema
Listados os objetivos e o que se espera do sistema ERP, chegou o momento de estudar a infraestrutura dele. Entenda tudo o que é oferecido pela ferramenta e como ela se encaixa no seu empreendimento em particular.
Outra atitude importante é verificar a infraestrutura da sua empresa. Para que tudo dê certo, deve-se contar com um ambiente adequado tecnologicamente para a instalação do sistema ERP. O próprio fornecedor costuma auxiliar bastante nesse quesito.
Verifique a usabilidade e segurança
Por existirem diferentes tipos de sistema ERP, alguns podem ser mais fáceis de utilizar do que outros. Tendo essa ideia como ponto de partida, na hora de escolher a ferramenta, não deixe de verificar a usabilidade dela.
Lembre-se de que esse é um fator que não pode ser desprezado de forma alguma. Isso porque no dia a dia deve-se contar com um recurso que seja acessível a todos e que realmente se proponha a otimizar o tempo das pessoas. Uma má usabilidade pode trazer mais problemas do que soluções.
Além disso, a segurança também é um aspecto primordial. Esteja atento se ela realmente existe e se o fornecedor garante que o seu negócio não será prejudicado, seja por invasões externas, seja por complicações internas.
Faça um planejamento para implementação e adaptação
O sistema ERP contribui para que a empresa tenha uma série de resultados positivos ao longo do tempo. Entretanto, apesar de todos os seus pontos positivos, ele exige um bom planejamento para que a implementação e a adaptação sejam de fato satisfatórios.
Sendo assim, tenha um plano eficiente em mente. Monte um calendário que contenha a data de implantação, o treinamento da equipe, o tempo que será necessário para adaptação, entre outras questões.
Não se esqueça de nenhum detalhe. Lembre-se que toda mudança, por menor que seja, exige que ações sejam estabelecidas para que a fase de transição seja a mais natural possível.
Outra dica é criar um dashboard para visualizar tudo o que é necessário. Com um painel de gestão, fica muito mais fácil acompanhar o que está sendo realizado, assim como o que tem sido alcançado pelo empreendimento.
Capacite a equipe
O workflow, ou seja, o fluxo de trabalho, precisa ser acertado na empresa. Por isso, nessa fase de transformação, é essencial capacitar a equipe. Primeiramente, deve-se começar explicando tudo o que está havendo, o porquê da mudança e como ela beneficiará não somente o empreendimento, mas os colaboradores como um todo.
Posteriormente, nomeie uma ou algumas pessoas responsáveis por ensinar a trabalhar com o sistema ERP. Esses indivíduos devem estar muito bem informados para que essa transmissão de conhecimento seja, de fato, frutífera.
Reserve o tempo que for necessário para essa capacitação. Não investir nisso poderá fazer com que as coisas não funcionem como deveriam. Além disso, quando colaboradores não entendem as mudanças muito bem, podem ficar insatisfeitos e até mesmo desmotivados. Não permita que isso ocorra! Dê total atenção ao seu time!
É importante que o sistema ERP seja um auxílio para o empreendimento e não um desafio difícil de operar.
O sistema ERP oferece várias vantagens para as empresas. Por meio desse tipo de investimento, o empreendimento terá o reforço da segurança dos dados, emissão de relatórios mais acertados, ampliação da qualidade de atendimento, entre outros benefícios, mostrando-se uma ótima ferramenta.
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